SFA/CRMの入力って面倒
SFAやCRMの導入を薦める際に、必ずと言ってもいいほど出てくる反論に
今よりも情報を入力する手間が増える
営業マンに入力を徹底させられるか不安がある
といった
入力が面倒くさい系
があります。
営業情報を何も共有していない会社であれば、上のような反論が出てくることは分かります。
でもExcelで週報を提出していたり、紙の日報を書いている会社からも同様の反論が出てきます。
私としては「もしかしたら多少の負荷は増えるかもしれないが、それ以上のメリットがあるでしょうに」と思いながら、毎度反論処理しています。
ということで、今回は少し前にエクレアラボ社のブログにアップされていた記事をもとに、
SFA/CRMの入力は本当に負荷がかかるのか、増えるのかを検証
してまいります。
SFA/CRMで入力負荷がかかるのは
まずSFA/CRMの運用でどんなことが負担になるのかという点を事前説明すると、入力負荷がかかるのは、顧客企業情報の登録と顧客担当者（名刺）情報の登録、そして商談の入力です。
顧客企業情報の登録
顧客企業情報とは会社名や所在地、URLなどの会社基本情報のことです。
入力項目例
会社名：株式会社ABC
よみがな：えーびーしー
所在地：東京都台東区・・・
電話：03－－－－－
URL：http://
問合せがあり、過去に取引など接触したことがない企業の場合はSFA/CRMに顧客企業情報を登録せねばなりません。
よって、新規顧客開拓を行っている会社では顧客企業情報の登録が負担になることが考えられます。
顧客担当者（名刺）情報の登録
こちらは人の情報、つまり氏名や部署、役職、メールアドレス、携帯電話などです。
入力項目例
氏名：田中 太郎
ふりがな：たなかたろう
部署：営業企画部
役職：課長
メールアドレス：tanaka@～～～
携帯：090——
担当者情報を登録するタイミングは名刺交換をした時です。
企業情報に比べて割と登録する頻度は高いでしょう。
だいたいのSFA/CRMにはコピー機能が搭載されているので、それを使うことで登録の手間は軽減できるはずです。
商談の登録
最大の負荷となるのは、どんな商談をしているのかを入力することでしょう。
入力項目例
商談日：2019年7月1日
面談者：株式会社ABC 田中太郎
商談状況：A（ランク）
見込金額：100万円
見込利益：40万円
実施プロセス：仕様確認、見積提出、決定権者プレゼン
受注次期：10月
上記は一例ですが、SFA/CRMの商談フォームで多く見られる内容です。
ほぼ全てのSFA/CRMがフォーム項目を自由設計することが出来ます。
そのため、多くの企業がプルダウンやチェックボックスを選ぶだけの選択型フォームを採用しています。
一方、どんな提案をしてどういった反応だったのかと、具体的な商談内でのやり取りを営業マンにフリーテキストで書かせる企業も存在します。
後者の場合はどうしても入力に時間を割かざるを得ないでしょう。
SFAの各項目への入力時間は
さあ、ここからが本題です。
エクレアラボ社のwebサイトに
まず顧客企業情報の登録については
試行回数 ：201件
平均登録時間：97秒
※エクレアラボ社BLOGより引用
という結果が出たそうです。
新規顧客開拓を1日100件以上もしているからといって、SFA/CRMに登録するほどの見込先が1日に何十件も出てくることは稀でしょう。
とても上手くいったとしても10件程度ではないでしょうか。
たいていの営業マンは1日1件あるかないかのはずです。
それを考えると、1件97秒なのですから、顧客企業情報が大した負担になっているとは言えないでしょう。
続いて顧客担当者情報について。
試行回数 ：383件
平均登録時間：49秒
※エクレアラボ社BLOGより引用
こちらは1件1分かからず。
顧客企業情報についても言えることですが、多くの担当者と名刺交換した際にはExcelで一覧にまとめてCSVで一斉入力することが出来ます。
よって、上記数字は名刺交換枚数が少なく、WEB上で1件ずつ登録する際の入力時間ですが、一斉入力する場合についてはより短時間で入力することが可能だと思われます。
（と思ったらhttp://home.kingsoft.jp/news/app/radiolife/18288.html 43秒だったことは内緒だ！）
最後に商談登録。
試行回数 ：1,861件
平均登録時間：69秒
※エクレアラボ社BLOGより引用
商談は企業情報よりちょっと短めの69秒とのことです。
1日5件商談しても、345秒＝6分弱です。
ということは
たとえば新たな会社に訪問したのが1件あり、名刺を3枚交換。
他の商談は既存の見込先、取引先に4件だった場合・・・
97秒 + 49秒×3 + 69秒×5 ＝ 589秒（10分弱）
1日あたりの入力時間はこの程度になるということです。
仮に商談数が2～3倍でも30分もかかりません。
1日あたり10～30分程度で今、行っている営業活動が効率的であるかどうかを調べることができて、尚且つ営業資産として情報を会社に蓄積していくことができ、更に上司や同僚と情報共有をスムーズに共有できるので受注へのプロセスを一緒に考えることが出来るようになります。
裏を返せば、1日たった10分の入力時間を割くことが出来ない営業マンは、情報という価値ある資産を残すことよりも大切な業務を行っているのかを追求する必要があるでしょう。
補足 名刺が大量で入力が大変な場合
顧客企業情報や名刺情報の登録については、Sansanを使って半自動登録することが可能です。営業マン1人につき、1日3社以上の企業情報登録が必要な場合は、名刺取込ソフトを検討した方が良いでしょう。
とはいえ、なかなか1日に3社も新規商談できるケースはレアです。
上述した通り、SFA/CRMに直接打ち込んだとしても大した時間は掛からないため、まずは手打ち入力をしてみることをオススメします。
そして、手打ちしてみた結果、あまりにも負担がかかるようであればまずはmybridgeなど無料の名刺管理ソフトを使ってみましょう。
※個人的にはmybridgeをオススメしてます。mybridgeならば無料の範囲で社員間の名刺共有ができ、CSV出力機能も搭載されているのでSFA/CRMへの取り込みもスムーズです。
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